Wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, regeln das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO). Das Finanzamt schreibt vor, dass steuerrelevante Geschäftsunterlagen sechs bis zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Wer sich nicht daran hält und die Unterlagen einfach früher vernichtet, dem drohen bei einer Betriebsprüfung böse Überraschungen. Im schlimmsten Fall unterstellt der Fiskus sogar Vorbereitung zur Steuerhinterziehung.
Wer das vermeiden will, hält sich am besten penibel an die vorgeschriebenen Fristen. Wichtig ist dabei zu wissen, wann die jeweilige Aufbewahrungsfrist überhaupt beginnt. Sie startet erst nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument zum letzten Mal bearbeitet wurde. Die Erstellung des Dokuments ist also nicht entscheidend. So darf zum Beispiel ein Jahresabschluss aus dem Jahr 2005 nur dann 2017 entsorgt werden, wenn der Abschluss im Jahr 2006 gemacht worden ist. Hat sich der Abschluss um ein Jahr verzögert und wurde er erst 2007 fertiggestellt, dann muss der 2005er-Abschluss noch ein Jahr länger aufbewahrt werden.
Kann das weg?
In den Papiervernichter wandern dürfen hingegen zum Beispiel 2006 erstellte Kontoauszüge, Rechnungen, Gutschriften und Journale. Auch Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnungen und Telefonrechnungen aus dem Jahr 2006 sind Anfang 2017 reif für die Tonne. Ebenfalls Makulatur sind 2017 Bewirtungsunterlagen und Einzahlungsbelege aus dem Jahr 2006.
Bei einigen Unterlagen reicht es aus, wenn sie sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören beispielsweise empfangene Geschäftsbriefe. Deshalb können sie entsorgt werden, sofern sie aus dem Jahr 2010 stammen. Gleiches gilt zum Beispiel auch für Lohnbelege, Mahnungen und Pachtunterlagen. Die IHK Frankfurt/Main stellt online eine Liste mit den wichtigsten Fristen zur Verfügung.
Vorsicht ist übrigens geboten, wenn gerade eine Betriebsprüfung oder andere Steuerprüfung läuft, in denen die Unterlagen eine Rolle spielen. Tipp: In diesem Fall die steuerrelevanten Unterlagen auch dann erst mal nicht entsorgen, wenn die Frist eigentlich schon abgelaufen ist. Wer sichergehen will, fragt in einem solchen Fall am besten bei seinem Prüfer nach.
Bestimmte Unterlagen sollten im eigenen Interesse rund 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu zählen neben Mahnbescheiden auch Prozessakten und Urteile. Bei solchen Unterlagen ist es nicht ungewöhnlich, wenn sie auch nach Jahrzehnten nochmals benötigt werden. Wer sie vorlegen kann, ist klar im Vorteil.
Lebenslange Begleiter
Sie wollen Ihre Abschlusszeugnisse und Heiratsurkunden vernichten? Tun Sie es besser nicht! Einige Unterlagen sollten ein Leben lang aufbewahrt werden und überhaupt nicht auf den Müll wandern. Neben Geburtsurkunden, Taufscheinen und Heiratsurkunden gehören dazu Sterbeurkunden von Familienangehörigen. Auch das Aufbewahren ärztlicher Gutachten ist sinnvoll. Ebenso sollten Ausbildungsurkunden und Abschlusszeugnisse nicht in den Schredder wandern. Bares Geld wert sind Unterlagen, aus denen die Rente berechnet wird. Dazu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen.
